Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tietosuojalainsäädännön mukainen rekisterinpitäjä on ALM Group Oy tai sen tytäryhtiöt (jäljempänä ”me” tai ”ALM Partners”). Vastaamme siitä, että henkilötietoja käsitellään ja suojataan EU:n tietosuoja-asetuksen (679/2016), tietosuojalain (1050/2018), sähköisen viestinnän tietosuojalain (516/2004), tietoyhteiskuntakaaren (917/2014) sekä muun soveltuvan EU:n ja kansallisen lainsäädännön mukaisesti. 

1.1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

ALM Group Oy (y-tunnus 3018110-5) ja sen konserniyhtiöt 
Osoite: Mechelininkatu 1 A, 00180 Helsinki 
Puhelinnumero: +358 (0) 102796800 
Sähköposti: tietosuojavastaava@almpartners.fi 

2. Henkilötietojen kerääminen
ja käsittely

Keräämme henkilötietojasi mm. asiakkuuden ja yhteistyökumppanien hallintaan, palvelujen tarjoamiseksi, toteuttamiseksi, ylläpitämiseksi sekä niiden tietoturvan varmistamiseksi, asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittämiseksi, rekrytointiin, kirjanpitoon, tilastointitarkoituksiin markkinointiin 
ja viestintään sekä tapahtumajärjestelyjen toteuttamiseen. 

Sinun ei ole pakko luovuttaa meille henkilötietojasi, mutta se voi heikentää tai rajoittaa tarjoamaamme palvelua. 

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:

– Perustiedot, kuten nimi, ammattinimike, ja yhteystiedot.
– Työnhakijan tiedot, kuten koulutus, työkokemus, osaaminen, ansioluettelo, ja kuva.
– Suosittelijan tiedot, kuten yhteystiedot, rooli, suhde työnhakijaan, suositukset. 
– Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten palveluja ja tilausta koskevat tiedot, maksutiedot, laskutustiedot, markkinointiluvat.
– Asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto.
– Asiakasreferenssitietojen yhteydessä nimi, titteli, yritys, valokuvat ja referenssitekstit.
– Palvelumme tai verkkosivujemme käytön yhteydessä syntyneet henkilötiedot, kuten evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot
– Muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja säilytys

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

3.1. Rekrytointi

Rekisteri on tarkoitettu ALM Partnersin työpaikkailmoituksiin ja avoimiin työtehtäviin tulevien hakemusten ja hakijatietojen käsittelyyn. Hakija voi olla hakenut tiettyyn tehtävään tai lähettänyt avoimen hakemuksen. Lähettäessäsi hakemuksesi meille suostut siihen, että käsittelemme henkilötietojasi. 

Henkilötietoja säilytetään kuusi (6) kuukautta hakemuksesi saapumisen jälkeen, ellet ole antanut suostumustasi pidemmälle säilytysajalle tai tätä aiemmin erikseen pyydä meitä poistamaan tietojasi. 

3.2. Palvelun tarjoaminen ja asiakassuhteiden hallinta

Palveluiden tarjoaminen ja toimittaminen asiakkaillemme edellyttää, että ylläpidämme asiakasyrityksen tai -yhteyshenkilön tietoja. Voimme myös tallentaa esimerkiksi käyttöoikeuksiisi ja palveluidemme käyttöön liittyviä tietoja, kulunvalvontatietoja vieraillessasi toimistollamme tai antamaasi palautetta. Henkilötietojen käsitteleminen tässä tapauksessa perustuu meidän ja asiakkaan väliseen sopimukseen sekä oikeutettuun etuumme. 

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja asiakassuhteen päätyttyä mahdollisia vahingonkorvausten selvittelyä tai sopimusvastuiden täyttämistä varten tai jos laki niin vaatii. 

4. Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Tietojen käsittelyyn voidaan käyttää kolmansia osapuolia lakien sallimissa rajoissa. Muu tietojen käsittely edellyttää sinun suostumustasi tai perustuu lain nimenomaiseen säännökseen. 

4.1. Henkilötietojen käsittelijät

Kun ALM Partners käsittelee henkilötietoja, ne jaetaan joskus muiden osapuolten kanssa. Nämä muut osapuolet ovat tällöin henkilötietojen käsittelijöitä, mikä tarkoittaa yrityksiä, joiden kanssa ALM Partnersilla on sitova oikeudellinen sopimus. Käyttämämme palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietojasi vain ohjeistuksemme, sopimusoikeudellisten ja lakisääteisten velvollisuuksien mukaisesti sekä vain määrittelemiämme tarkoituksia varten.  
Nämä voivat käyttää kyseisessä käsittelyssä vain ALM Partnersin sallimia muita kolmansia osapuolia.  
 
ALM Partners voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka tarjoavat meille esimerkiksi seuraavia palveluita: 
 
– Rekrytointipalvelut 
– Asiakkuuden hallinta ja asiakastietojärjestelmä  
– Tarjoamiemme palveluiden hallinta 
– Myynti- ja markkinointi- sekä kampanja- ja analytiikkapalvelut 
– Tuotteiden ja palveluiden kehitys 
– Tietoturvapalvelut ja IT-palvelut 
– Kirjanpitopalvelut 
– Evästehallintatyökalut, nettisivujen käyttäjäseuranta ja sisältö 
– Kulunhallinta ja -valvonta 
– Ohjelmisto- ja järjestelmäpalvelut sekä pilvipalvelut 
– Maksu- ja laskutuspalvelut 
– Konsultointipalvelut 
– Laitehallintapalvelut 
– Viestintäpalvelut 
 
Henkilötietoja voidaan jakaa tällaisten palveluntarjoajien ja kolmansien osapuolten kanssa siinä laajuudessa kuin se on tarpeen ALM Partners:n palveluiden ylläpitämiseksi, kehittämiseksi ja tarjoamiseksi. ALM Partnersilla on oikeus jakaa henkilötietojasi edellä mainituille siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista näiden palveluiden tarjoamiseksi. 

5. Tietojen siirto EU- / ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan joissain tapauksissa siirtää Euroopan Unionin (EU) ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, mikäli se on esimerkiksi palvelun  toteuttamisen tai teknisen tuen vuoksi tarpeellista.  

Siirrämme henkilötietojasi EU:n ja ETA:n ulkopuolelle aina noudattaen voimassa olevaa lainsäädäntöä. Henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ja ETA:n ulkopuolelle esimerkiksi, jos Euroopan komissio on antanut päätöksen henkilötietojen suojan riittävyydestä niissä maissa, joihin tietoja siirretään (nk. ”Vastaavuuspäätös”, tietosuoja-asetuksen 45 artikla). Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle voidaan tehdä myös komission hyväksymiä vakiolausekkeita (standard contractual clauses, SCC tai ”Vakiolausekkeet”) käyttäen. 

6. Sinun oikeutesi

Sinulla on useita henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä oikeuksia, joista voit lukea alta tarkemmin. Huomioi kuitenkin, että kaikki oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa käytettävissä. Käytettävissä olevat oikeudet riippuvat muun muassa käsittelyn oikeusperusteesta. 

Oikeuksien käyttäminen on yleensä aina ilmaista. Jos kuitenkin teet pyyntöjä jatkuvasti tai pyyntöäsi voidaan muuten pitää perusteettomina tai kohtuuttomina, saatamme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tai periä sinulta kohtuullisen käsittelymaksun. Tällaisessa tilanteessa ilmoitamme maksullisuudesta sinulle kuitenkin aina etukäteen. 

Jos sinulla on kysymyksiä liittyen henkilötietojesi käsittelyyn tai haluat käyttää tietosuojaoikeuksiasi, ole yhteydessä rekisterinpitäjään. Yhteystietomme löytyvät tämän selosteen alusta.  

Sinulla on seuraavat oikeudet liittyen henkilötietoihisi:

1. Oikeus saada pääsy tietoihisi ja oikeus tietojen oikaisuun ja/tai päivittämiseen: 
Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme, tai saada varmistus siitä, ettemme käsittele henkilötietojasi. Mikäli käsittelemämme henkilötietosi ovat mielestäsi virheellisiä, epätarkkoja tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan tietosi. 
 
2. Oikeus tietojen poistamiseen: 
Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi tai jos käsittely on perustunut oikeutettuun etuumme ja vastustat henkilötietojesi käsittelyä ja käsittelylle ei ole muuta perustetta. Emme kuitenkaan pysty poistamaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä sitovien oikeudellisten velvoitteiden noudattamiseksi tai jotka on säilytettävä soveltuvan lainsäädännön nojalla.  
 
3. Oikeus vastustaa tai rajoittaa käsittelyä: 
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käyttämistä suoramarkkinointitarkoituksiin, myynninedistämismateriaalien lähettämiseen, profilointiin tai markkinatutkimusten suorittamiseen. Voit lisäksi vastustaa erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella sellaista henkilötietojen käsittelyä, jonka perustamme oikeutettuun etuumme.  
 
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista. Väliaikainen rajoittaminen tarkoittaa, että säilytämme tietosi, muttemme poista tai muulla tavoin käsittele niitä. Jos esimerkiksi tarvitset käsittelemiämme tietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, voit vaatia meitä rajoittamaan tietojesi käsittelyä.  
 
Voit ottaa yhteyttä ALM Partnersiin pyytääksesi tietojen käsittelyn rajoitusta tai vastustaaksesi mitä tahansa muuta käsittelyn muotoa. 
 
4. Oikeus tietojen siirtoon: 
Sinulla on oikeus pyytää ja saada sinusta keräämiämme henkilötietoja yleisessä ja konekielisessä muodossa. Jos pyyntö on mielestämme kohtuuton niin voimme veloittaa siirrosta koituvat kohtuulliset kulut.  
 
Siirto-oikeus koskee vain tilanteita, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille ja joiden käsittely suoritetaan automaattisesti. 
 
5. Oikeus perua suostumuksesi: 
Sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Mikäli peruutat suostumuksesi, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn siltä osin, kun se on perustunut suostumukseesi. Erityistilanteissa esimerkiksi laki saattaa kuitenkin velvoittaa meitä edelleen säilyttämään joitain henkilötietoja, vaikka ne olisi alun perin kerätty suostumuksesi perusteella. Suostumuksesi peruminen ei vaikuta sen henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen, jota olemme tehneet ennen suostumuksesi perumista. 
 
6. Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi: 
Emme käytä henkilötietojasi tai profilointia tehdäksemme sellaisia automaattisia päätöksiä, jolla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka muuten vaikuttavat sinuun merkittävällä tavalla. 
 
Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi, voit lähettää pyynnön osoitteeseen tietosuojavastaava@almpartners.fi.